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Juzgados y documentación clínica Law courts and clinical documentation

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Author(s): M. P. Jiménez Carnicero | A. I. Magallón | A. Gordillo

Journal: Anales del Sistema Sanitario de Navarra
ISSN 1137-6627

Volume: 29;
Issue: 2;
Start page: 253;
Date: 2006;
Original page

Keywords: Documentación clínica | Acceso legal | Administración de justicia | Clinical documentation | Legal access | Judicial Administration

ABSTRACT
Fundamento. Hasta el año 2004 las solicitudes de documentación clínica por parte de la Administración de Justicia sobre Asistencia Especializada de Pamplona se recibían en seis centros distintos, siendo tramitadas de manera independiente, con maneras de proceder diferentes e incluso con envío de documentación duplicada, con la consiguiente carga de trabajo. En el presente trabajo se describe el procedimiento para la tramitación de solicitudes de documentación remitidas desde los juzgados y analizar las solicitudes recibidas. Material y métodos. Se estableció un circuito para canalizar las solicitudes judiciales que llegaban a los centros de Asistencia Especializada de Pamplona y al Servicio de Régimen Jurídico del Servicio Navarro de Salud-Osasunbidea y se contrató un Técnico Superior en Documentación Sanitaria que las centralizara. Se elaboró un protocolo de actuación para unificar criterios y agilizar el proceso, y se diseñó una base de datos para registrar las actuaciones. Resultados. Durante el año 2004 se recibieron 210 solicitudes de documentación por exigencia legal. De éstas, 24 fueron por reclamaciones de responsabilidad patrimonial y 13 fueron solicitadas por abogados con autorización del paciente. El orden jurisdiccional más frecuente fue el penal (43,33%). El 93,15% de las solicitudes provenían de juzgados de la propia comunidad. El centro que mayor número de solicitudes recibió fue el Centro de Consultas "Príncipe de Viana" (33,73%). La documentación solicitada más frecuente fue la copia de informes (109) y la copia de historia completa (39). En dos ocasiones se requirió historia original. El tiempo medio de respuesta fue de 6,6 días. Conclusiones. La centralización de la gestión ha aportado mayor agilidad al proceso y homogeneidad en los criterios de actuación. Conlleva menos tiempo en la preparación y envío de la documentación, evita el envío de documentación duplicada, disminuye la carga de trabajo y evita la dispersión de la documentación, situación que garantiza una mayor intimidad para el paciente.Background. Until 2004, requests for clinical documentation proceeding from the Judicial Administration on Specialist Care of Pamplona were received in six different centres and were processed independently, with different procedures, and documents were even sent in duplicate, with the resulting work load. This article describes the procedure for processing requests for documentation proceeding from the Law Courts and analyses the requests received. Methods. A circuit was set up to channel the judicial requests that arrived at the Specialist Health Care Centres of Pamplona and at the Juridical Regime Service of the Health System of Navarra-Osasunbidea, and a Higher Technician in Health Documentation was contracted to centralise these requests. A proceedings protocol was established to unify criteria and speed up the process, and a database was designed to register the proceedings. Results. In the course of 2004, 210 requests for documentation by legal requirement were received. Of these, 24 were claims of patrimonial responsibility and 13 were requested by lawyers with the patient’s authorisation. The most frequent jurisdictional order was penal (43.33%). Ninety-three point one five percent (93.15%) of the requests proceeded from law courts in the autonomous community of Navarra. The centre that received the greatest number of requests was the "Príncipe de Viana" Consultation Centre (33.73%).The most frequently requested documentation was a copy of reports (109) and a copy of the complete clinical record (39). On two occasions the original clinical record was required. The average time of response was 6.6 days. Conclusions. The centralisation of administration has brought greater agility to the process and homogeneity in the criteria of processing. Less time is involved in preparing and dispatching the documentation, the dispatch of duplicate documents is avoided, the work load has been reduced and the dispersal of documentation is avoided, a situation that guarantees greater privacy for the patient.
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